Tietosuojaseloste

Kuluttajarekisterin (myynti ja markkinointi) tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

1.    Rekisterinpitäjä

Proviter Oy
y-tunnus: 1958781-7
Pulttikuja 4b
21110 Naantali

2.    Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Juntunen, markkinointiviestintäpäällikkö 
sari.juntunen@proviter.fi  

3.    Rekisterin nimi

Proviter Oy:n kuluttajarekisteri (myynti ja markkinointi) 

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Proviter Oy kerää ja käsittelee henkilötietojanne, kun teette tilauksen verkkokaupastamme, rekisteröidytte sivustomme www.proviter.fi käyttäjäksi ja/tai osallistutte Proviter Oy:n järjestämiin arvontoihin tai kilpailuihin.

Proviter Oy:n kuluttajarekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, tilausten käsittely ja toimittaminen, reklamaatioiden, palautteiden ja muiden yhteydenottojen käsittely ja niihin vastaaminen sekä kilpailujen ja arvontojen järjestäminen ja palkintojen toimittaminen voittajille. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Proviter Oy:n tuotteita ja toimintaa koskeva markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen.  

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus (mm. kilpailut ja arvonnat sekä markkinointi), 1b) kohdan mukainen sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä (mm. tilaukset verkkokaupasta) ja/tai 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (mm. tuotteisiin liittyvä kuluttajansuoja ja tuotevastuu). 

Proviter Oy käyttää verkkosivuillaan myös evästeitä (cookies) edellyttäen, että hyväksyt ponnahdusikkunassa erikseen niiden käytön. Verkkosivujen käytön kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan kuitenkin käyttää ilman suostumustasi. Käytämme evästeitä verkkosivuston käyttökokemuksen parantamiseen, palveluiden käytön mahdollistamiseen, verkkosivuston käytön analysointiin ja seurantaan sekä markkinoinnin kohdentamiseen. Voit ponnahdusikkunassa myös kieltäytyä evästeiden käytöstä (välttämättömiä evästeitä lukuun ottamatta). 

Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus, mutta se voi olla sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. 

Rekisteröityjä tietoja voidaan käyttää sähköiseen suoramarkkinointiin, mikäli rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa. Kerättyjä tietoja ei käytetä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tehtävään päätöksentekoon tai profilointiin, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn. Verkkosivustollamme ja -palveluissamme evästeiden avulla kerättäviä tietoja voidaan kuitenkin käyttää profilointiin sivuilla vierailijan kiinnostuksen kohteiden selvittämiseksi markkinoinnin kohdentamista varten.

5.    Rekisteriin kerättävät henkilötiedot 

Tehdessäsi tilauksen verkkokaupastamme voimme kerätä seuraavia henkilötietoja:
•    nimi 
•    henkilötunnus (laskutusasiakkaista) 
•    sähköpostiosoite
•    postiosoite
•    puhelinnumero
•    toimitusosoite
•    toimituksen vastaanottajaa koskevat yksilöinti- ja yhteystiedot
•    tuotteiden ostotiedot
•    maksutiedot, maksutapa- ja laskutustiedot 

Lisäksi voimme kerätä ja käsitellä meille lähettämiäsi reklamaatioita, palautteita tai muita yhteydenottoja koskien tuotteitamme tai toimintaamme.

Osallistuessasi some-alustoilla olevilla sivustoillamme (Facebook, Instagram, Youtube) järjestettyyn kilpailuun tai arvontaan voimme mahdollisen kommenttisi tai yhteydenottosi perusteella kerätä seuraavia henkilötietoja:
•    Profiili-/ja käyttäjänimesi 
•    Meille jakamasi viestintä ja muu sisältö

Kilpailujen tai arvontojen voittajasta voidaan lisäksi kerätä seuraavia henkilötietoja voitosta tiedottamiseksi ja palkinnon toimittamiseksi:
•    Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Mikäli olet hyväksynyt evästeiden käytön verkkosivuillamme, edellä mainittujen tietojen lisäksi voimme kerätä verkkosivujemme ja -palvelujemme osalta seuraavaa tietoa:
•    päätelaitetta koskevat tiedot (mm. IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio, sijaintitiedot sekä tiedot laitteesta, kuten selainikkunan resoluutio) 
•    tiedot sivukohtaisista asetuksista
•    Google Analytics -järjestelmän keräämät tiedot 

Tuotevalikoimaamme ja yhtiöömme liittyen voit vierailla myös kolmannen osapuolen (Facebook, Youtube ja Instagram) ylläpitämillä sosiaalisen median sivustoillamme. Näillä sivustoilla voidaan käyttää alustojen ylläpitäjien evästeitä (cookies), joista rekistereihimme voi kertyä ko. evästeiden avulla kerättäviä tilastotietoja sekä mahdollisesti muita sosiaalisen median palveluntarjoajien tietosuojaselosteissaan kulloinkin kerättäväksi ilmoittamia tietoja. Kehotamme tutustumaan sosiaalisen median palveluntarjoajien evästeiden hallintapolitiikkaan kyseisillä sivustoilla. 

6.    Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

Verkkosivustolla tai -palveluissamme sekä kolmannen osapuolen ylläpitämissä sosiaalisen median sivuillamme tietoja kerätään sivustoilla vierailijoiden liikkeiden mukaan myös evästeiden avulla, mikäli rekisteröity on hyväksynyt evästeiden käytön.

7.    Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa Proviter Oy:n Suomessa sijaitseville yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat Proviter Oy:lle logistiikkaan ja asiakaspalveluun liittyviä palveluita, taloushallintopalveluita, markkinointipalveluita, IT-palveluita sekä verkkokaupan ylläpitoon liittyviä palveluita. 

Käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia huolehdimme sopimuksin kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden täyttymisestä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käyttämisestä ainoastaan määrittelemäämme käyttötarkoitukseen.

Mikäli annat siihen suostumuksesi, käytämme verkkosivuillamme ja -palveluissamme myös kolmansien osapuolten evästeitä kävijätietojen analysointiin, markkinoinnin kohdentamiseen ja bannerimainontaan. Tällaisia palveluntarjoajia ovat Google (Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Display Network), Facebook, Instagram, Youtube ja Sanoma Group. Satunnaisesti saatamme lyhyen aikaa käyttää projektiluonteisesti myös muiden Suomessa sijaitsevien palveluntarjoajien evästeitä. Kolmansien osapuolten evästeisiin sovelletaan kolmansien osapuolten omia tietosuojakäytäntöjä ja käyttöehtoja. Suosittelemme tutustumaan kyseisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin ja käyttöehtoihin. 

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat sijaita ja/tai käsitellä keräämiämme henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa. Tällöin varmistamme henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet EU:n mallisopimuslausekkeilla ja riittävillä lisäsuojatoimenpiteillä tai varmistaen muutoin, että EU:n tietosuoja-asetuksen edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

8.    Henkilötietojen säilytysaika

Poistamme vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuamme tästä tiedon. Muilta osin emme säilytä tietojasi kauemmin kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä mahdollisen pakottavan lainsäädännön noudattamiseksi. 

Tilaukset verkkokaupasta
•    Säilytämme tilaukseen liittyviä henkilötietojasi sekä mahdollisia reklamaatioita ja muita yhteydenottojasi tuotevastuumme edellyttämän ajan, eli kymmenen (10) vuotta siitä, kun tuotteen tilaus on toimitettu tai mahdollisessa erimielisyystilanteessa siihen saakka, kunnes Proviter Oy:n oikeudellinen vastuu on selvitetty ja loppuun käsitelty.
•    Mikäli peruutat tilauksen ja palautat tuotteen, säilytämme henkilötietojasi niin kauan, kuin kirjanpitolainsäädäntöön perustuvat velvoitteet edellyttävät eli pääasiallisesti kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilausta ja sen peruutusta koskevat oikeustoimet ovat tapahtuneet. Mikäli kuitenkin peruutat tilauksen ennen kuin tilausta on ehditty lähettää, säilytämme henkilötietojasi korkeintaan yhden (1) vuoden ajan. 

Kilpailuun tai arvontaan osallistumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytämme korkeintaan kuuden (6) kuukauden ajan kilpailun voittajien julkistamisen jälkeen. 

Verkkosivuilla ja -palveluissamme tai kolmannen osapuolen ylläpitämissä sosiaalisen median sivustoilla evästeiden avulla kerättyjen henkilötietojen osalta poistamme henkilötiedot kahden (2) vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, tai verkostojen tietosuojaselosteissa ilmoitetun mukaisesti, mikäli ilmoitettu säilytysaika on lyhyempi kuin kaksi (2) vuotta.

9.    Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt 

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin. 

Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu ja henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille valtuutetuille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita. 

Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa ne ovat sitoutuneet noudattamaan Proviter Oy:n henkilötietosuojakäytänteitä ja voimassa olevaa lainsäädäntöä.

10.    Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on 
•    oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja;
•    oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta;
•    oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista; ja
•    oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
 
Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla.

11.    Suostumuksen peruuttaminen 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.  Suostumuksen peruuttamista koskeva pyyntö on esitettävä sähköpostitse rekisteriasioista vastaavan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen (tietosuojaselosteen kohta 2).

12.    Suoramarkkinoinnin vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käyttö sähköiseen suoramarkkinointiin. Kielto voidaan tehdä sähköpostitse osoitteeseen sari.juntunen@proviter.fi.

13.    Valituksen tekeminen henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.